Especialista da consultoria Wyser mostra como priorizar corretamente as tarefas para aumentar o rendimento.
Tempo é dinheiro, já dizia o velho ditado. No mundo em que as mudanças acontecem na velocidade da Internet, a agilidade e a eficiência andam cada vez mais juntas. Como produzir mais e melhor em menos tempo? O segredo é a combinação de objetividade, organização e muito jogo de cintura, segundo Alex Campos, especialista em recrutamento da Wyser, consultoria especializada em recolocação de executivos para média e alta gerência, da multinacional de recursos humanos Gi Group.
Apesar da adoção cada vez maior de ferramentas tecnológicas e metodologias para ganhar rapidez e lidar com várias coisas ao mesmo tempo, as pessoas ainda não conseguem fazer tudo, observa o especialista. O problema, segundo Campos, está em estabelecer prioridades certas. “Hoje, a priorização não é mais pela lógica. Nosso lado emocional está definindo como devemos gerenciar nossas prioridades, e muitas vezes coloca no topo da lista coisas que poderiam ser deixadas pra mais tarde”, diz.
Não é possível parar ou controlar o tempo. Ele passa de qualquer maneira. Mas, de acordo com o executivo, a rotina pode se tornar mais produtiva com alguns passos:
1- Seja objetivo em suas prioridades. Deixe de lado o emocional e saiba dizer “não”. Quando dizemos “sim” a tudo, estamos deixando de executar tarefas que de fato são significantes para dar andamento a todo processo.
2- Aprenda a selecionar. Pense no amanhã para multiplicar o seu tempo. Em vez de perguntar “qual é a coisa mais importante que posso fazer hoje”, questione “o que eu posso fazer hoje que farei melhor amanhã? ”. As respostas servirão para organizar o seu cronograma, e aproveitar o seu tempo para resolver questões que realmente precisam ser priorizadas.
3- Ordene a lista de trabalho. Organize as tarefas de acordo com a ordem de importância, considerando impacto que o trabalho tem, se é fundamental para solução do problema atual, se é peça chave do projeto, etc.
4- Disciplina acima de tudo. Pare de procrastinar. Existe diferença entre esperar para fazer algo que deve ser feito de imediato e esperar para fazer algo por não ser o momento adequado. Comece a se autogerenciar, executando o trabalho que se comprometeu a fazer ao longo do dia. Coloque de lado coisas insignificantes como checar e-mail de minuto em minuto e dar atenção demais às questões que podem ser resolvidas em instantes.
5- Use a tecnologia a seu favor. Automatize suas tarefas para multiplicar o seu tempo. Exemplo: em vez de perder 1 hora pagando suas contas mensais no banco, coloque-as em débito automático e perceba o retorno no investimento de tempo que terá. Hoje existem muitos aplicativos e tecnologias que ajudam a executar tarefas mais simples, na organização da rotina, acessar arquivos e disponibilizar as informações necessárias para projeto em minutos.
6- Aprenda a delegar. Divida as atividades entre os subordinados e colegas, mesmo pensando que o outro não pode fazer com a mesma habilidade e eficiência que você faz. Dê uma chance aos outros aceitando suas imperfeições nos primeiros momentos, orientando e contornando os erros. Com tempo e prática, qualquer pessoa é capaz desenvolver as funções com as mesmas habilidades que tem, e você poderá focar a sua atenção nas demais pendências e em novos aprendizados.
7- Compartilhe as informações. Relate os problemas, esclareça dúvidas e ideias com os colegas e superiores. Dessa forma, será mais simples encontrar soluções e desenvolver um trabalho de qualidade que atenda às expectativas. Quanto mais informações detalhadas e conhecimento tiver, menos será o retrabalho e mais rápida e assertiva será a entrega.
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